Jak zorganizować konferencję? 

Chcesz omówić konkretne zagadnienie, przedstawić swój pomysł większemu gronu, podzielić się opinią ze “światem”? W takim razie powinieneś zorganizować konferencję, ale jak to zrobić? Postaramy się przybliżyć główne aspekty, które pomocą Ci w zrealizowaniu tego typu wydarzenia.

Plan – klucz do Twojego sukcesu

Chcąc zorganizować dobrą konferencję musisz ją odpowiednio przygotować. Przede wszystkim zacznij planować m.in. pół roku przed organizowanym wydarzeniem. Zbierz grupę odpowiedzialną za poszczególne zadania takie jak wynajęcie sali, zaproszenie gości, mówców, catering, marketing, sponsorzy itp. Oczywiście zaplanuj również budżet – to na nim będzie opierał się Twój plan, to na co możesz sobie pozwolić i jakie środki przeznaczysz na poszczególne elementy.

Podczas planowania ustal również temat przewodni konferencji oraz to do kogo jest skierowany. Motyw musi angażować uczestników, budować rangę wydarzenia i zachęcać do udziału.

Termin – ustal odpowiednią datę

Chcesz przyciągnąć na swoją konferencję tłumy? W takim razie wydarzenie to nie może kolidować z innymi eventami. Przykładowy mecz czy koncert w ten sam dzień, może znacząco uszczuplić zainteresowanych Twoją konferencję. Tak więc wybierz datę, która jest “wolna”, dzięki czemu Twoje wydarzenie będzie bardziej interesujące.

Oczywiście, jeśli masz taką możliwość to unikaj również okresu wakacyjnego, czy też ferii – wiele osób decyduje się w tym czasie na urlop, dlatego też lepiej stawiać na “miesiące szkolne”. Pamiętaj również, że udział w tego typu wydarzeniach dla większości osób może być częścią pracy, dlatego też lepiej planować je w tygodniu np. czwartek – piątek.

Wybierz odpowiednie miejsce

Oczywiście wydarzenia tego typu możesz również zorganizować online – nasza firma zajmuje się profesjonalny organizowaniem tego typu przedsięwzięć i wielu innych. Niemniej, jeśli zdecydujesz się na spotkanie stacjonarne, to pamiętaj, aby wybrać odpowiednio dużą salę. Siedzenie słuchaczy na schodach lub “gnieżdżenie” się pod ścianą prezentuje się mało profesjonalnie i jest niewygodne dla zebranych. Żeby lepiej nad tym zapanować możesz rejestrować uczestników – zyskasz wtedy pewność ilu zainteresowanych pojawi się na miejscu. Pamiętaj, że jeśli Twoje wydarzenie trwa kilka dni to, warto również przedstawić agendę.