Wsparcie logistyczno-transportowe

Wszystkie instytucje prywatne i państwowe, organizują konferencje, eventy i szkolenia.

Są one wynikiem konkretnych zadań wynikających z potrzeby ich rozwoju.

Instytucje państwowe realizują plany rozwojowe poprzez spotkania i konferencje krajowe i międzynarodowe. Przygotowania konferencji wymagają koordynatora od działań organizacyjnych (lidera zadaniowego).

W obu przypadkach organizacja takiego wydarzenia jest bardzo podobna.

Każde spotkanie ma swój własny charakter:

• państwowy
• obronny
• okolicznościowy
• reprezentacyjny
• informacyjny
• szkoleniowy

W pierwszym etapie przygotowań wybieramy miejsce spotkania. Miasto wiąże się z łatwym dostępem komunikacyjnym, natomiast lokalizacja poza miastem zapewnia większą swobodę i prywatność.

Należy uwzględnić ilość osób uczestniczących w konferencji i ilości miejsc noclegowych, które bierzemy pod uwagę. Jeśli goście są z zagranicy, należy zapewnić im transport z lotniska lub stacji kolejowej, w przypadku gdy nie korzystają z własnego środka lokomocji. Lista gości może być otwarta, aż do momentu rozpoczęcia spotkania. Jednak pamiętać trzeba o zgłoszeniu tych zmian w komórkach  przygotowujących i obsługujących wydarzenie. Zapraszani goście mogą być z Polski lub z zagranicy, i tu należy zapewnić słuchaczom swobodny odbiór informacji w ich ojczystym języku.

Mamy już zaproszonych gości, zarezerwowane miejsce i umówiony transport. Pochylmy się teraz nad wielkością sali konferencyjnej, której wybór wynika nie tylko z ilości osób uczestniczących, ale także z potrzeb i wymagań realizacyjnych. Rzadko w sali spotykają się sami uczestnicy, często w trakcie spotkania wyświetlane są slajdy lub filmy. Musi być zatem miejsce na ekran lub bardziej rozwinięty system multimedialny,jakim jest ekran diodowy, który wymaga zaplecza technicznego.

Agenda ustala grupy tematyczne, panele dyskusyjne oraz kolejność wystąpień według czasu przyznanego przez organizatora. W scenariuszu tym ustalane są przerwy kawowe, określana godzina obiadu i kolacji. Bardzo ważnym punktem w przygotowaniach organizacyjnych jest catering. Posiłki te serwowane są często w restauracji, a przerwy kawowe zazwyczaj we foyer, rzadziej na samej sali.

Eventy międzynarodowe wykorzystują kabiny symultaniczne zajmujące dużą ilość miejsca. Najczęściej usytuowane są w tylnej części sali w taki sposób, żeby tłumacze widzieli prezydium i prowadzących.

Przy korzystaniu z tłumaczeń symultanicznych niezbędnym elementem jest nagłośnienie. Spotkanie przy stołach lub układ kinowy, każdy rodzaj dyskusji wymaga odpowiednio dobranego nagłośnienia.  Samo nagłośnienie nie zabiera dużo miejsca, jednak potrzebuje zaplecza technicznego dla obsługi – reżyserki. Częstym widokiem na eventach są kamery współpracujące z systemami do streamingu lub rejestrujące całą konferencję. Istnieją również systemy do zapisu wybranych ścieżek językowych w zależności od potrzeb klienta.

Przy wykorzystaniu kamer, komputerów i łączy on-line   logicznym wyborem oprócz ścian wizyjnych są promptery, podglądy i monitory boczne.